O que é o Método Kanban?

Hoje em dia nós precisamos entregar valor para as pessoas cada vez mais rápido. Por isso, o Kanban é um método que entrega esse valor mais rápido por meio de um fluxo contínuo.

O Kanban começou lá no sistema de produção Toyota e hoje é fortemente utilizado na área de desenvolvimento de software, principalmente, na manutenção e evolução de sistemas.

É um sistema ágil e visual para gestão de tarefas ou controle de produção.

Kanban significa “cartão” em japonês. Ao pé da letra é “cartão de sinal”. Abaixo temos uma imagem em que constatamos 3 elementos básicos para representar o Kanban:

Quadro Kanban

O primeiro elemento é o cartão. Ele é representado por vários quadrados coloridos e pequenos. É uma representação visual do item de trabalho. Ele é o elemento central do Kanban, pois mostra o trabalho que foi solicitado e podemos verificar qual é o seu progresso.

No cartão Kanban podemos escrever informações em que possamos identificar:

a) Qual é a data de início e a data fim da tarefa;

b) Qual é o número da tarefa;

c) Uma breve descrição da tarefa;

d) Quem é o responsável por tal tarefa.

Cartão Kanban

Não existe uma regra para escrever um cartão Kanban. Um ponto forte deste método é que ele é flexível e cada organização pode escolher as informações mais relevantes para constar nos cartões.

O segundo elemento são as colunas. Elas representam o progresso das atividades dentro de um fluxo contínuo. Na nossa primeira imagem acima temos as colunas “To Do”, “Plan”, “Develop”, “Test”, “Deploy” e “Done”. Cada organização pode definir quais são as suas etapas relevantes para acompanhar o andamento das tarefas.

O que é importante frisar é a direção do fluxo. Os cartões Kanban devem se movimentar entre as etapas da esquerda para a direita, e não o contrário. Uma vez que uma tarefa é iniciada, ela não é interrompida e nem retorna para etapas anteriores. Ela segue o seu desenvolvimento até ser concluída. Só assim, pode-se iniciar uma nova tarefa.

E o terceiro e último elemento é o Quadro Kanban, ou também conhecido como Board. É nele que representamos o nosso fluxo contínuo com suas etapas ou colunas e fazemos as movimentações com os cartões.

Há empresas que utilizam softwares de Kanban, principalmente, quando possuem times trabalhando remotamente. Quando temos times trabalhando juntos fisicamente, é muito comum terem uma parede com um quadro branco, post-its e canetas, onde esses times se reúnem em frente ao quadro para atualizar os status de suas tarefas e discutirem o andamento de suas atividades.

Além da área de desenvolvimento de software e de engenharia de produção, podemos perceber que áreas como Recursos Humanos, Financeiro, Compras, Logística, e outras empresas dos mais diferentes ramos de atuação estão adotando o Kanban para gerenciar melhor as suas tarefas. Elas perceberam que há uma melhora significativa na comunicação dentro do time, maior engajamento, melhor percepção de como funcionam seus processos e identificação de filas e gargalos dentro do processo. Muitas empresas conseguem avançar e aplicar a metodologia Lean para rever e melhorar seus próprios processos.

O Kanban não exige grandes revoluções para ser implantado. A empresa ou o time de trabalho pode começar a adotá-lo da forma que se encontra atualmente, colocando no quadro o que está acontecendo neste momento. Dentro de poucos dias, o próprio time começa a ganhar confiança, autonomia e responsabilidade para analisar e criticar a sua própria maneira de trabalhar e seu próprio processo. Com o passar do tempo, percebe-se que o time começará a praticar a melhoria contínua de forma automática.

Espero que você tenha gostado deste artigo e que ele seja útil no seu trabalho e dos demais membros do seu time de trabalho, trazendo maior agilidade e resultados positivos para a sua organização.

Um grande abraço.

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